Zoom Escaper è uno strumento per aiutarti a sfuggire alle riunioni Zoom e ad altri scenari di videoconferenza. Ti permette di auto-sabotare il tuo flusso audio, rendendo la tua presenza insopportabile per gli altri.
Siamo arrivati a questo. Ad usare un tool opportunamente predisposto per evadere da una faticosa e noiosa riunione on-line.
Il dato allarmante è che il malumore nei confronti delle riunioni percepite spesso come inutili da chi vi partecipa si sta ampliando, soprattutto nell’epoca della connessione a distanza.
In effetti il numero di riunioni ha avuto un grande incremento negli ultimi anni al punto che da molti manager e team leader, sono stati molto prolifici nell’elencare criticità riconducibili in esse a:
I numeri infatti dipingono uno scenario in cui la presenza online oggi è predominante: Zoom meeting ha avuto circa 300 milioni di connessioni giornaliere negli ultimi mesi, così anche altre piattaforme come Google Meet che cresce al ritmo di 3 milioni di utenti in più al giorno o Teams con attualmente 45 milioni di utenti attivi su base quotidiana.
Il dato allarmante è che il malumore nei confronti delle riunioni percepite spesso come inutili da chi vi partecipa si sta ampliando, soprattutto nell’epoca della connessione a distanza.
In effetti il numero di riunioni ha avuto un grande incremento negli ultimi anni al punto che da molti manager e team leader, sono stati molto prolifici nell’elencare criticità riconducibili in esse a:
- mancanza di definizione di obiettivi in maniera chiara e concreta
- cali di attenzione
- monopolizzazione degli interventi da parte di profili più istrionici o estroversi
- nascita di attriti e incomprensioni
- incapacità di gestire le obiezioni e gli interventi da parte del moderatore
- divagazioni dal tema
- inviti non pertinenti
I numeri infatti dipingono uno scenario in cui la presenza online oggi è predominante: Zoom meeting ha avuto circa 300 milioni di connessioni giornaliere negli ultimi mesi, così anche altre piattaforme come Google Meet che cresce al ritmo di 3 milioni di utenti in più al giorno o Teams con attualmente 45 milioni di utenti attivi su base quotidiana.
Crescita dei verbali delle riunioni annuali di Zoom da dicembre 2013
Dicembre 2013
200 milioni di riunioni annuali
Dicembre 2013
Giugno 2016
6 miliardi di riunioni annuali
Febbraio 2019
60 miliardi di riunioni annuali
Febbraio 2019
Q2 anno fiscale 2020
79 miliardi di riunioni annuali
Q3 anno fiscale 2020
97 miliardi di riunioni annuali
Q3 anno fiscale 2020
Q4 Anno fiscale 2020
101 miliardi di riunioni annuali
Q2 anno fiscale 2021
2,0 trilioni di riunioni annuali
Q2 anno fiscale 2021
Q3 Anno fiscale 2021 QTD
3,3 trilioni di riunioni annuali
Le riunioni on line rispetto a quelle in presenza danno l’unico vantaggio di azzerare le trasferte, mentre rispetto ai problemi nello svolgimento in presenza, si riscontra oggi addirittura una nuova forma di disagio psicologico denominato "Zoom fatigue" cioè uno stress causato da riunioni virtuali.
La ricerca evidenzia come caratterizzanti questo disturbo:
impaccio dovuto alla impossibilità di osservare linguaggio del corpo degli altri: questo aspetto crea difficoltà ad entrare in vera connessione e relazione con l’altro , danneggia l’informalità e la possibilità di leggere sfumature importanti che sfuggono alla espressione verbale.
facce in primo piano e costante contatto visivo: osservando e sentendosi osservati in viso può far aumentare il disagio e creare una sensazione di “invadenza” in chi partecipa e viene inquadrato dalla telecamera.
vedere la propria faccia sullo schermo: può distrarre in quanto non siamo abituati a vederci mentre parliamo oppure causa una situazione di tensione/stress.
riduzione della mobilità: le riunioni virtuali condannano la maggior parte delle volte ad assumere una posizione molto più statica rispetto a quando sono svolte in presenza , non si ha la possibilità di cambiare postura, perché si è costretti a rimanere seduti con lo sguardo ancorato allo schermo o agli appunti.
sensazione di carico, affaticamento cognitivo: non essendo abituati a comunicare davanti ad uno schermo avvertiamo il confronto come molto più faticoso, bisogna sforzarsi, concentrarsi di più per essere più corretti nell’esposizione, più efficaci e chiari possibile.
facce in primo piano e costante contatto visivo: osservando e sentendosi osservati in viso può far aumentare il disagio e creare una sensazione di “invadenza” in chi partecipa e viene inquadrato dalla telecamera.
vedere la propria faccia sullo schermo: può distrarre in quanto non siamo abituati a vederci mentre parliamo oppure causa una situazione di tensione/stress.
riduzione della mobilità: le riunioni virtuali condannano la maggior parte delle volte ad assumere una posizione molto più statica rispetto a quando sono svolte in presenza , non si ha la possibilità di cambiare postura, perché si è costretti a rimanere seduti con lo sguardo ancorato allo schermo o agli appunti.
sensazione di carico, affaticamento cognitivo: non essendo abituati a comunicare davanti ad uno schermo avvertiamo il confronto come molto più faticoso, bisogna sforzarsi, concentrarsi di più per essere più corretti nell’esposizione, più efficaci e chiari possibile.
Il team di Stanford Researchers consiglia diverse soluzioni per prevenire la Zoom fatigue:
- nascondere a se stessi la propria immagine, se questa viene percepita come distraente, usando la funzione hide self view
- interrompere la connessione video spegnendo la telecamera
- allontanarsi dalla scrivania, dallo schermo per muoversi e sgranchirsi
- abbreviare la durata delle riunioni e quest’ultimo aspetto sembra quello più auspicabile da mettere in atto e di cui tener sempre conto in tutti i tipi di riunione, sia in presenza che a distanza
Noi ci sentiamo di consigliare, non solo a chi organizza le riunioni on-line o in presenza, ma anche ai team che vi partecipano, di tenere a mente alcuni aspetti chiave che non costano nulla, ma fanno la differenza:
Le riunioni non devono essere sottovalutate o discriminate perché sono un importante momento di operatività e di confronto che incide sul successo di una azienda.
Di Maria Teresa Fiorentino
- salutare, sorridere
- parlare con un volume adeguato
- non svolgere altre attività durante la riunione
- chiedere gentilmente di attenersi al tempo, all’obiettivo e al tema della riunione
- invitare i colleghi più introversi e silenziosi a intervenire
- chiedere di interrompere se c’è qualcuno che si allontana e di proseguire al suo rientro
- essere sintetici negli interventi
- esortare ad un riepilogo finale
- ricordarsi di sdrammatizzare e creare piacevoli momenti di stacco
Le riunioni non devono essere sottovalutate o discriminate perché sono un importante momento di operatività e di confronto che incide sul successo di una azienda.
Di Maria Teresa Fiorentino
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